خدمة التوثيق تعد من أهم الخدمات الضرورية لضمان الحقوق من الخدمات التي تحد من التزوير وتيسير المعاملات الرسمية. فمع تطور الأنظمة القانونية والتحول الرقمي الذي تشهده المملكة، أصبح التوثيق أكثر سهولة ومرونة من أي وقت مضى.
التوثيق
وفقا للمادة الأولى من نظام التوثيق :فهي مجموعة الإجراءات التي تكفل إثبات الحق على وجه يصح الاحتجاج به، وفقاً لأحكام النظام والتي يقوم بها الموثق.
الموثق العدلي
هو شخص مرخص له بإدارة التصديق على التوقيعات والحصول على الإقرارات بالأفعال والأدوات المكتوبة، والتصديق على تنفيذها. يتم تعيينه من قبل وزارة العدل، ويتم تفويضه لإدارة خدمات التوثيق والحصول على الإقرارات وغيرها من أشكال البيانات المحلفة فيما يتعلق بالمستندات القانونية.
مهام الموثق في المملكة العربية السعودية
وفقا للمادة الثانية عشرة والثالثة عشرة من النظام، يعهد إلى الموثق -وفق أحكام النظام- توثيق ما يأتي:
إفراغ صكوك الملكية العقارية، وفقاً لما تبينه اللائحة.
الوكالات وفسخها.
الرهن وفكه وتعديله.
عقود تأسيس الشركات، وملاحق التعديل، وقرارات ذوي الصلاحيات فيها.
محاضر الجمعيات العمومية للشركات.
التصرفات والعقود الواقعة على العلامات التجارية، وبراءات الاختراع، وحقوق المؤلف.
العقود الواقعة على المال المنقول.
إقرار الكفالة الحضورية والغرمية.
الإقرار بالمبالغ المالية والمنقولات، وتسلمها، والتنازل عنها.
أهمية الموثق في العقود
يعتبر التوثيق ضمانة لاستقرار المعاملات القانونية، لذا يتعين على الموثق التأكد من صحة العقود وصياغتها بشكل يضمن حقوق جميع الأطراف. وهذا يشمل دراسة العقود والتأكد من خلوها من أي مخالفات قانونية قد تؤدي إلى نزاعات مستقبلية. يقوم الموثق بكتابة العقود بلغة عربية واضحة لا تحتمل التأويل، مما يساهم في ترجمة إرادة الأطراف بشكل دقيق.
يشترط في الموثق ما يأتي:
الموثق في المملكة العربية السعودية تتطلب مجموعة من المتطلبات الأساسية لتأهله للعمل ويجب ان يستوفي الشروط التالية:
أن يكون سعودي الجنسية.
أن يكون حسن السيرة والسلوك، وألا يكون محكوماً عليه بجريمة مخلة بالدين أو الشرف، أو صدر في حقه قرار تأديبي بالفصل من وظيفة عامة، ولو كان قد رُدّ إليه اعتباره.
أن يكون لائقاً صحيًا، وسليم الحواس.
أن يكون حاصلاً على شهادة جامعية في تخصص الشريعة أو الأنظمة من إحدى الكليات في المملكة، أو ما يعادل أيًّا منها، وبتقدير عام لا يقل عن (جيد).
أن يجتاز امتحاناً تحريريًا تعده الإدارة المختصة.
أن يجتاز دورة تدريبية متخصصة في مجال التوثيق وفق ضوابط تحددها اللائحة، ما لم يكن قد عمل -مدة لا تقل عن سنة- قاضياً أو كاتب عدل أو محامياً أو مستشاراً شرعيًا أو نظاميًا أو درّس الفقه أو أصوله أو الأنظمة في إحدى كليات المملكة.
ألاَّ يكون موظفاً في القطاع العام أو القطاع الخاص، ولا مزاولاً لأي مهنة أخرى عدا مهنة المحاماة.
إجراءات التوثيق
اللائحة الخاصة بإجراءات التوثيق لدى كتابة العدل ولدى المرخص له تحدد العديد من البنود المهمة المتعلقة بعملية التوثيق.
وفقًا للمادة الخامسة والثلاثين، يُسمح بتدوين بيانات التوثيق إلكترونيًا ويكون لها حكم المحررات المكتوبة، وفقًا لأحكام نظام التعاملات الإلكترونية.
جميع العقود والإقرارات التي يتم توثيقها يجب أن تكون مكتوبة باللغة العربية.
يُطلب من كاتب العدل والمرخص له اعتماد الوثائق الصادرة من خارج المملكة بعد التحقق من مطابقتها للمقتضيات الشرعية والنظامية، ويجب أن يتم التصديق عليها من قبل الوزارة. كما يجب اعتماد ترجمة الوثائق إلى اللغة العربية.
نصت المادة الثامنة والثلاثون أن مدة صلاحية صك الوكالة هي خمس سنوات من تاريخ صدوره، إلا إذا تم فسخها أو في حالة وفاة أحد الطرفين أو زوال أهليته قبل نهاية المدة. ويمكن للموكل أيضًا تحديد مدة أقصر من خمس سنوات إذا رغب بذلك.
اقرا ايضا : الاستثمار الاجنبي في السعودية
